Privacybeleid

Dit is de privacyverklaring van TTV Smash, gevestigd te Geertruidenberg, Vismarktstraat 4a, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40271291, hierna te noemen: ‘de vereniging’. Bewust of onbewust deelt u persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze verklaring voor u uiteengezet hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u heeft. Heeft u vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, dan kunt u contact opnemen via: secretaris@smash.nl.


Gegevensverwerking

In onderstaande tabellen kunt u zien met welk doel de vereniging uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt, hoe lang deze bewaard worden en met welke derde partijen de gegevens gedeeld worden.

Aanmelding lid

Type Info
Gegevens Bondsnummer, voornaam, achternaam, adres, geslacht, telefoonnummers, e-mailadres, geboortedatum, inschrijvingsdatum, betaalgegevens, kenmerk machtiging en signeerdatum machtiging. Indien het lid jonger is dan 18 jaar, verwerken wij ook een telefoonnummer en e-mailadres van ouders/verzorgers.
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn Indien u lid wordt, gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt, worden uw gegevens binnen 6 maanden verwijderd.
Delen met derden Geekk (bij gebruik van digitaal inschrijfformulier)



Ledenadministratie

Type Info
Gegevens Bondsnummer, voornaam, achternaam, adres, geslacht, telefoonnummers, e-mailadres, geboortedatum, inschrijvingsdatum, betaalgegevens, kenmerk machtiging, signeer datum machtiging. Indien het lid jonger is dan 18 jaar, verwerken wij ook een telefoonnummer en e-mailadres van ouders/verzorgers.
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot maximaal twee jaar daarna. Daarna alleen in de financiële administratie voor zeven jaar.
Delen met derden Geekk



Het bijhouden van statistieken over lidmaatschappen

Type Info
Gegevens Voornaam, achternaam, geboortedatum, inschrijvingsdatum, uitschrijvingsdatum en reden tot opzegging.
Grondslag Statistische doeleinden
Bewaartermijn Vanaf het moment van inschrijving
Delen met derden Geekk



Het aanschaffen van clubkleding

Type Info
Gegevens Kledingmaat
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn Enkel voor de aankoop van de kleding, hierna wordt dit gegeven vernietigd
Delen met derden



Versturen van digitale nieuwsberichten

Type Info
Gegevens Voornaam, achternaam, e-mailadres
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn Vanaf het moment van inschrijving. Als oud-lid kunt u zich afmelden voor deze nieuwsberichten.
Delen met derden Geekk



Bieden van een app voor informatieverstrekking

Type Info
Gegevens Voornaam, achternaam, e-mailadres, apparaatinformatie, logingegevens
Grondslag Uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn Gedurende het lidmaatschap van de vereniging.
Delen met derden Geekk



Ter benadering na beëindiging lidmaatschap voor bijvoorbeeld reünies of andere bijzondere gebeurtenissen

Type Info
Gegevens Voornaam, achternaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer
Grondslag Toestemming
Bewaartermijn Zolang de toestemming niet is ingetrokken
Delen met derden Geekk



Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Zonder uw toestemming verstrekt de vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die de vereniging met u heeft, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan derden.

De vereniging deelt uw persoonsgegevens met het bedrijf Geekk. Geekk is een software ontwikkelbedrijf dat een administratiesysteem beschikbaar heeft gesteld voor sportverenigingen, genaamd de Club Manager. De ledenadministratie van de vereniging vindt derhalve plaats in de Club Manager. Wanneer de vereniging de samenwerking met Geekk beëindigt, worden persoonsgegevens die bewaard worden door Geekk met onmiddellijke ingang vernietigd.


Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De vereniging gebruikt cookies om u meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd kan blijven op een website of dat uw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. De vereniging kan dankzij cookies zien hoe vaak de websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies dient u eerst toestemming te geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

U kunt uw toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door uw internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan je vinden in de Help-functie van uw browser.


Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

U hebt het recht de vereniging te verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens (tenzij de vereniging op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om uw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. U dient zich bij een dergelijk verzoek te identificeren.

Indien u wenst dat uw gegevens verwijderd worden, zal de vereniging deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van de vereniging hebben ontvangen. Het recht van verwijdering van uw gegevens geldt echter niet altijd, bijvoorbeeld wanneer de vereniging deze gegevens nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst.


Beveiliging persoonsgegevens

De vereniging treft passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo treffen wij de volgende maatregelen: Enkel gebruikers van de Club Manager met de juiste rechten mogen persoonsgegevens inzien, bewerken en/of verwijderen

  • Uitgeprinte gegevens van leden of oud-leden worden na gebruik vernietigd.
  • Gebruikers van de Club Manager kunnen gebruik maken van tweefactorauthenticatie
  • Er wordt altijd gebruik gemaakt van up-to-date virusbescherming
  • Vrijwilligers die omgaan met persoonsgegevens dienen een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen


Publiceren en archiveren foto’s & video’s

De vereniging behoudt zich het recht voor om foto’s en video’s te publiceren op de website, in de nieuwsbrief en/of social media kanalen van de verenigingen. Persoonlijke foto’s en of video’s worden niet op deze kanalen gepubliceerd. De vereniging vraagt bij inschrijving aan het lid toestemming om van hem/haar foto’s of video’s te maken en te publiceren op bovengenoemde kanalen. De vereniging werkt zonder toestemming van leden niet mee aan verzoeken van derden voor het leveren van foto’s en/of video’s van leden en oud-leden.


Wijziging van het privacy beleid

De vereniging past haar privacybeleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van ons privacyverklaring worden opgenomen. de vereniging raadt u dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging er alles aan doen u per e-mail en via de websites te informeren.


Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u ook graag verder als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.


Contactgegevens

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of de vereniging wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen via: Ralph Kouwenhoven, secretaris@smash.nl (+31644146467).